När HR effektiviseras, vad ska vara kvar?

Det här är en generell reflektion om vad som händer i alla bolag som nu automatiserar och/eller effektiviserar HR. Debatten om att flytta HR‑funktioner till lågkostnadscenter (som i nu pågående förhandling hos Scania att flytta delar av HR till Polen) synliggör frågorna nedan.

Det ligger i tiden att effektivisera och automatisera. Mycket i HR kan och bör förenklas: avtal, intyg, self‑service, “Ask HR”, bokningar m.fl. Frågan är inte om vi effektiviserar, utan vad som får lämna och vad som måste stanna nära verksamheten.

Varför företag gör detta är nog både rimligt och förståeligt; jämn kvalitet i repetitiva flöden, lägre kostnad när stora volymer samlas och förhoppningsvis fokus och frigörande av tid för det som faktiskt betyder och bör prioriteras i verksamheten.

Paradoxen blir att skär man för djupt försvinner något som inte syns i processkartor: omdömet; förmågan att läsa sammanhang, välja ord i rätt ögonblick och få svåra saker att landa.

Det som inte bör reduceras till tickets och/eller AI är oenighet som ofta är otydlighet som kräver gemensam tolkning av mål, gränser och språk. Inte heller samtal om beteende, kultur, förtroende och ansvar; det mänskliga. Förändring som handlar om identitet såsom nya roller, omorganisation när människor behöver förstår varför innan hur:et blir till. Svåra samtal, ledarskap avslut som återigen handlar om mänskliga relationer kräver närvaro, mod och kontext.

Vad vi som konsulter kan bidra med

1) Designa tydlighet; Göra det lätt att göra rätt: enkla beslutspunkter, språk som alla förstår. Tydlighet med omtanke som spar tid.

2) Vara nära när det skaver; coachning före eskalering. Vi hjälper chefer att sortera: vad är sak, vad är relation, vad är missförstånd? Ett kort samtal i rätt tid är ofta en stor besparing.

3) Översätta strategi till vardag; från “vi ska bli mer kundnära” till: vilka möten ändras, vilket språk använder vi, vad slutar vi göra? Konsultens jobb är att göra riktningen förståbar.

4) Skapa mogna samtal; svåra samtal utan att någon förlorar ansiktet. Vi coachar chefer i mod och omtanke, samt i att följa upp utan att överadministrera.

5) Bygga broar mellan lager utan modeller; när self‑service/AskHR tar det enkla, ser vi till att överlämningen i det svåra blir varm: sammanhang, syfte och förväntningar följer med, nte bara ett ärendenummer.

6) “Good‑enough” struktur; inte mer process än nödvändigt. Lättviktiga ritualer (veckorytm, förväntansrutor, 1:1) som håller ihop vardagen utan att kväva den.

7) Skydda omdömet; vi står på platsen där regler möter verklighet. Konsultens värde är att värna omdömet: när ska vi följa mallen, när behöver vi rita om den?

Till sist

Mänsklighet sitter mindre i var vi sitter och mer i hur vi är: tillgängliga, nyfikna och ansvarstagande. Vi ska inte sitta och släcka bränder, vi ska hjälpa chefer att slippa dem. Det är där HR gör skillnad när allt runt oss

effektiviseras.